Miten suunnitellaan kickoff-tilaisuus vuoristossa?

Kickoff-tapahtuma vuoristossa tarjoaa jotain, mihin konferenssihotellin vakiopaketti harvoin pystyy: se vie tiimin aidosti pois arjesta. Oma talo, vuoristoilma harjoitusten välissä ja illat ilman päättymisaikaa luovat juuri sellaista yhteenkuuluvuutta, joka on koko kickoff-tapahtuman tarkoitus. Tässä oppaassa käydään läpi suunnittelu vaihe vaiheelta – ajankohta, majoitus, ohjelma, ruokailu ja budjetti. Valmiit ohjelmaehdotukset ja tarjoukset juuri teidän tiimillenne löydätte sivultamme osoitteesta Sälen:n aloitustilaisuus ja vuodenpäätöstilaisuus.

Lyhyt vastaus: siksi vuoristo sopii jännityksenhakijoille

Onnistunut kickoff vaatii kolme asiaa: keskittymistä, yhteisiä kokemuksia ja aikaa keskustella kunnolla. Vuoristo tarjoaa kaikki nämä kolme. Etäisyys toimistosta saa matkapuhelimet ja arjen askareet unohtumaan, aktiviteetit luovat yhteisiä muistoja, joita mikään työpaja ei voi tilata, ja majoitusmuoto – koko tiimi saman katon alla – synnyttää spontaaneja keskusteluja, joissa ideoita ja suhteita todella rakennetaan. Kickoff-tilaisuuden suunnittelu vuoristossa ei myöskään ole vaikeampaa kuin konferenssihotellin varaaminen; kyse on samoista neljästä päätöksestä samassa järjestyksessä: päivämäärä, majoitus, ohjelma, ruoka. Tämän oppaan loppuosassa käydään ne läpi yksi kerrallaan, ja tapahtumapaikkana on Sälen – tarpeeksi lähellä Mälardalenista bussimatkan päässä, mutta tarpeeksi kaukana, jotta se tuntuu matkalta.

Valitse ajankohta: syksyn avaus, talven avaus tai vuodenpäätös

Kickoffin ajankohta vaikuttaa sekä sisältöön että hintaan. Syksyn kickoff – perinteinen tapahtuma toimintavuoden alussa – tarjoaa syksyn väreissä loistavan vuoristomaiseman, vaellusta, rauhaa ja runsaasti vapaita majoituspaikkoja; lisäksi se järjestetään sesongin ulkopuolella, mikä tekee kustannuksista edulliset. Talvikickoffissa vaelluskengät vaihdetaan suksiin ja moottorikelkkoihin, ja se tarjoaa kaikkein upeimman ympäristön, mutta kilpailee hiihtovieraiden sesongin kanssa – varaa ajoissa ja vältä lomaviikkoja, jos budjetti on tiukka. Joulukuun vuodenpäätös yhdistää kickoffin sisällön joulupöydän tunnelmaan ja ansaitsee oman paikkansa kalenterissa. Neuvo kaudesta riippumatta: järjestäkää kickoff tiistaista torstaihin tai sunnuntaista tiistaihin, jos mahdollista – arkipäivinä on parempi saatavuus sekä majoitukseen että aktiviteetteihin kuin viikonloppuisin.

Majoitus on tilat: oma talo koko tiimille

Se, mikä erottaa vuoristokickoffin hotellivaihtoehdosta, on se, että majoitus ja kokoustila ovat sama paikka. Suuri talo, jossa on tilava ruokapöytä, oleskelutiloja ja mieluiten sauna, korvaa sekä kokoushuoneen, ravintolan että hotellibaarin – ja juuri tämä yhdistelmä saa keskustelut jatkumaan viimeisen istunnon jälkeenkin sen sijaan, että ne loppuisivat hissijonossa. Valitse talo tiimin koon mukaan hieman suuremmaksi: kaikkien on voitava nukkua mukavasti, ja talossa on oltava sekä tila, jossa koko ryhmä voi kokoontua, että nurkkauksia pienryhmille. Talomme yritysmajoitus tiimeille ja johtoryhmille on valittu juuri tätä käyttötarkoitusta varten – päivällä työtilana, illalla seurustelutilana. Suuremmille yrityksille on mahdollista yhdistää useita taloja lähekkäin ja kokoontua päärakennukseen kokouksiin ja illallisiin.

Kestävä ohjelma: kokousosuudet + aktiviteetit

Kickoff-tilaisuuden yleisin virhe on ohjelma, joka näyttää tavalliselta työpäivältä, tosin vuoristossa. Rakenna sen sijaan ohjelma lohkoiksi: keskittynyt aamupäivä, kun energia on huipussaan, aktiivinen iltapäivä ja ilta, joka saa olla juuri ilta. Aktiviteetti ei ole tauko sisällöstä – se on itse sisältöä: yhteiset kokemukset mukavuusalueen ulkopuolella edistävät yhteistyöilmapiiriä enemmän kuin useimmat PowerPoint-esitykset. Talvella tiimit valitsevat hiihtämisen, moottorikelkkasafarin ja koiravaljakkoajelun; lumettomana aikana vaelluksen, viisikilpailun ja vuoristohaasteiden välillä. Olemme koonneet opasamme toimiviksi todettuja ehdotuksia tiimiyttämiseen sopivia aktiviteetteja. Ja varaa aikaa hengähtää: kickoff, jossa kukaan ei ehdi hengähtää, saa ihmiset väsyneiksi, ei innostuneiksi.

Ruoka ja illat – pitopalvelusta yksityiskokkiin

Ruoka on kickoff-tilaisuuden sosiaalinen moottori, ja omassa talossamme on kolme eri tasoa, joista valita. Catering on helppo perusvaihtoehto – hyvää ruokaa ilman, että kenenkään tarvitsee seistä liedellä. Yksityiskokki nostaa illan tapahtumatasolle: illallinen tulee osaksi kokemusta, ja tiimi voi keskittyä toisiinsa logistiikan sijaan. Kolmas vaihtoehto on tehdä ruoanlaitosta itsessään tiimiyttämistä – jakaa osallistujat joukkueisiin, antaa jokaiselle joukkueelle yksi ruokalaji ja antaa keittiön toimia illan areenana. Monet tiimit yhdistelevät näitä: kokin valmistama illallinen tärkeänä iltana, yhteinen ruoanlaitto toisena iltana. Älä unohda aamiaista – pitkä yhteinen aamiaispöytä on kickoffin aliarvioituin kokousmuoto – ja aseta selkeät alkoholirajat, jotka sopivat kaikille tiimin jäsenille.

Hinta per henkilö ja varausajat

Vuoristoretken taloudellinen puoli on usein parempi kuin mitä huhut antavat ymmärtää, sillä majoitus jaetaan monen kesken ja se korvaa sekä tilan että hotellihuoneen. Budjettikohteita on neljä: majoitus, matka, ruoka ja aktiviteetit – joista majoituskustannukset henkilöä kohti laskevat nopeasti ryhmän koon kasvaessa, ja sesongin valinta (syksy tai sesongin ulkopuoliset viikot talviloman sijaan) on yksittäinen suurin hintaan vaikuttava tekijä. Varaa tässä järjestyksessä: varmista ensin majoitus, mieluiten useita kuukausia etukäteen – suosituimmat viikot ja suurimmat talot menevät ensin; varaa sitten aktiviteetit ja kokki, jotka myös varataan täyteen sesonkiaikana, ja hoida kuljetus viimeiseksi. Jos mietitte, millainen varauskäytäntö yritysryhmille on käytännössä, olemme vastanneet tähän kysymykseen kohdassa varaa konferenssimajoitus kohteessa Sälen. Syksyn alennustarjoukset kannattaa suunnitella jo ennen kesää – silloin valikoima on suurimmillaan.

Yhteenveto – kickoff-tarkistuslista

Näin suunnittelet kickoff-tapahtuman vuoristossa niin, ettei mikään jää huomaamatta:

• Päivämäärä: syksy tarjoaa hintaa ja rauhaa, talvi tarjoaa vau-elämyksiä – arkipäivät voittavat viikonloput.
• Talo: koko tiimi saman katon alla, iso ruokapöytä, yhteinen tila – talo on toimitilamme.
• Esityslista: keskittyneet harjoitukset aamupäivällä, toimintaa iltapäivällä, vapaa ilta – ja hengähdystaukoja välillä.
• Toiminta: Yksi yhteinen kokemus päivässä riittää; juuri se jää tiimin muistiin.
• Ruoka: catering, yksityiskokki tai ruoanlaitto tiimiyttämisaktiviteettina – ja runsas aamiaispöytä.
• Varaus: ensin majoitus, sitten aktiviteetit ja kokki, lopuksi kuljetus – ja kaikki hyvissä ajoin.

Kickoff-tapahtuma vuoristossa koostuu pohjimmiltaan neljästä päätöksestä ja yhdestä talosta – ja ero tavalliseen hotellikonferenssiin on havaittavissa tiimissä vielä pitkälle kevääseen saakka. Jos tarvitsette oikotien, laadimme mielellämme teille ohjelman, jossa tiimin rakentaminen Sälenissä osana pakettia.